High Level Structure Annex SL, Struktur Tingkat Tinggi, Dokumen ISO

High Level Structure Annex SL, Struktur Tingkat Tinggi, Dokumen  ISO





Dokumen Annex SL menyatakan bahwa semua standar manajemen yang akan diterbitkan oleh IOS pasca terbitnya ISO 9001:2015 ini akan mengikuti high level structure Annex SL yang bersifat universal, teks inti yang identik, serta terminologi dan definisi yang serupa. Semua standar ISO nantinya akan mengikuti high level structure Annex SL. Sebagai contoh standar manajemen seperti ISO 14001:2015 yang terbit pada bulan Novermber 2015 mempunyai struktur persayaratan yang menyerupai standar ISO 9001:2015.

Bagi Anda penggiat ISO tentunya sering berkutat dengan klausa (clause) yang menjadi persyaratan yang harus terpenuhi bila ingin disertifikasi. Di tahun 2015 ISO mengeluarkan versi terbaru untuk QMS (Quality Management System). Seri ISO ini sudah mengacu pada High Level Structure (HLS) atau bisa disebut juga Annex SL.



High Level Structure (HLS) atau Annex SL bisa disebut standardisasi struktur dalam pengelompokan persyaratan atau klausa. Sederhananya HLS adalah daftar isi utama persyaratan suatu seri ISO. (ini hanya analogi secara sederhana, untuk memudahkan pemahaman) lalu dibawah HLS ada klausa.

Dengan HLS ini maka semua persyaratan ISO akan terkelompokkan dengan seragam alias “daftar isi utamanya”nya bakal sama semua. Nantinya, semua seri ISO kedepannya akan menggunakan HLS. Annex SL bertujuan untuk menyeragamkan struktur agar mudah diintegrasikan antar beberapa management system berbasis ISO. HLS ini penting bagi organisasi yang akan menerapkan dan sertifikasi beberapa seri ISO sekaligus. Misal sertifikasi untuk 3 seri ISO sekaligus yaitu 9001 (QMS), 45001 (OH&S) dan 17025 (LMS).



Dalam tataran praktis atau penerapannya, ketika organisasi akan mengeluarkan kebijakan mutu, kebijakan laboratorium dan kebijakan keselamatan kerja maka dengan adanya HLS semua itu kebijakan itu bisa dirangkum dalam satu dokumen saja menjadi kebijakan sistem manajemen (yang mencakup mutu, laboratorium dan K3).

High Level Structure atau Annex SL merupakan struktur pengelompokan persyaratan. Dengan HLS ini maka integrasi sistem manajemen akan lebih mudah karena adanya keseragaman antar sistem manajemen berbasis ISO.

Untuk memudahkan penjelasan tentang Bagaimana Mengelola Sistem-sistem Manajemen Internasional?, maka pihak manajemen organisasi WAJIB memahami “Annex SL High Level Structure (HLS) dari ISO”

“Annex SL” adalah struktur tingkat tinggi (high level structure) yang diciptakan oleh ISO-International Organization for Standardization yang berkantor pusat di Genewa (www.iso.org) untuk memberikan suatu struktur tingkat tinggi yang bersifat universal, memiliki teks inti yang identik, serta terminologi dan definisi standar yang berlaku untuk semua standar sistem-sistem manajemen yang diterbitkan oleh ISO.

“Annex SL HLS” ini didesain untuk memudahkan organisasi-organisasi di dunia yang harus memenuhi persyaratan ketika menerapkan lebih dari satu standar sistem manajemen internasional berbasis ISO.

Dengan kata lain “Annex SL High Level Structure (HLS)” adalah suatu struktur umum dari standar sistem-sistem manajemen internasional. Struktur umum dari standar sistem-sistem manajemen, dibuat oleh lembaga ISO (www.iso.org) pada tahun 2012 dan berlaku untuk semua standar ISO yang baru diterbitkan maupun standar-standar ISO yang akan direvisi di masa yang akan datang.

Annex SL HLS” mencakup aspek: terminologi dan definisi, judul dan urutan umum yang berlaku sama untuk semua standar ISO, yang memberikan penekanan lebih besar pada konsep risiko. Secara khusus, semua standar sistem manajemen yang dikeluarkan oleh ISO, mencakup hal-hal berikut:

1.      Struktur yang terdiri dari 10 poin kunci
2.   Dalam setiap poin terdiri dari beberapa paragraf dan isi, di mana semua standar merupakan kewajiban
3. Apabila diperlukan, standar-standar individual boleh ditambahkan pada persyaratan khusus berkaitan dengan penerapannya

HLS terdiri dari sepuluh elemen. 3 elemen pertama merupakan konsep dan pendahuluan dan 7 elemen berikutnya adalah persyaratan (requirement clauses).  Secara utuh berikut sepuluh elemen Annex SL yaitu :

1) Scope / Ruang Lingkup
2) Normative references / Acuan Normatif
3) Terms and definitions / istilah dan definisi
4) Context of the organization / Konteks Organisasi
5) Leadership / Kepemimpinan
6) Planning / Perencanaan
7) Support / Sumberdaya
8) Operation / Operasional
9) Performance evaluation / Evaluasi Kinerja
10) Improvement. / Peningkatan berkelanjutan

Adapun visualisasi untuk HLS (seri QMS) ini sebagai berikut :





Struktur Tingkat Tinggi (HLS = High Level Structure) dari ISO versi 2015:
1.      Ruang Lingkup
2.      Referensi normatif
3.      Istilah dan definisi
4.      Konteks organisasi
o        Memahami organisasi dan konteksnya
o        Memahami kebutuhan dan ekspektasi pihak yang berkepentingan
o        Menentukan lingkup sistem manajemen
o        Sistem manajemen
5.      Kepemimpinan
o        Kepemimpinan dan komitmen
o        Kebijakan
o        Peran Organisasi, tanggung jawab dan wewenang


Plan (P)
6.      Perencanaan
o        Tindakan untuk mengatasi risiko dan peluang atau kesempatan
o        Tujuan dan perencanaan untuk mencapainya
Do (D)
7.      Dukungan (Support)
o        Sumber Daya
o        Kompetensi
o        Kesadaran
o        Komunikasi
o        Informasi terdokumentasi
8.      Operasional (Operation)
o        Perencanaan dan pengendalian operasional
Check (C)
9.      Evaluasi Kinerja
o        Pemantauan, pengukuran, analisis dan evaluasi
o        Audit internal
Act (A)
10. Peningkatan/Perbaikan Terus-menerus (Continual Improvement)
o        Ketidaksesuaian dan tindakan korektif
o        Perbaikan berkelanjutan/Terus-menerus

Ringkasan “Annex SL” HLS (High Level Structure) dari ISO versi 2015 terdiri dari enam poin inti berikut:

1. Pemikiran berbasis risiko (Risk-based thinking): analisis risiko dan peluang/kesempatan diterapkan pada semua persyaratan normatif. Persyaratan khusus yang didedikasikan untuk “tindakan pencegahan” dimasukkan ke dalam tahap perencanaan.
2.    Konteks organisasi (Context of the organization): pengetahuan tentang konteks internal dan eksternal organisasi, serta kebutuhan dan ekspektasi dari pihak yang berkepentingan, memimpin ke arah perbaikan definisi bidang penerapan sistem manajemen. Hal ini juga memungkinkan kita untuk menganalisis dan menyediakan faktor-faktor kritis (internal dan eksternal) yang dapat mempengaruhi kemampuan organisasi untuk mencapai hasil yang diinginkan.
3. Kepemimpinan (Leadership): manajemen puncak harus menunjukan kepemimpinan dan komitmen agar penerapan sistem manajemen menjadi terintegrasi dalam proses manajemen strategik organisasi.
4. Perencanaan (Planning): memungkinkan organisasi untuk merealisasikan peluang/kesempatan yang ditawarkan oleh konteks referensi, menganalisis risiko yang terkait, dan mencegah dampak negatif yang dapat mempengaruhi pencapaian tujuan.
5.    Informasi terdokumentasi (Documented information): organisasi dapat memilih cara yang paling sesuai untuk menyiapkan dan memelihara dokumentasi yang berkaitan dengan operasional organisasi.
6.    Manajemen Pengetahuan (Knowledge management): manajemen pengetahuan dan keterampilan orang-orang menjadi status persyaratan, karena mereka dianggap sebagai elemen kualifikasi untuk mencapai tujuan organisasi.

Bagi Anda yang akan menggali lebih jauh bisa menggali lebih jauh tentang HLS ini di Annex SL ISO/IEC Directives Part 1. (silahkan unduh disini). Klo tidak bisa bisa di unduh di blog ini. (unduh disini)





#HighLevelStructureAnnexSL
#HighLevelStructure
#StrukturTingkatTinggi
#Dokumen ISO
#DokumentasiSistemMutu
#DokumentasiSistemManajemenMutuISO