Penyusunan Dokumen Mutu Laboratorium

Tahap – tahap pelaksanaan penyusunan dokumen mutu laboratorium lingkungan ditampilkan pada dibawah

1.       Tahap Identifikasi Awal
Tahap identifikasi awal merupakan langkah pertama yang dilakukan untuk mengetahui masalah yang ada. Adapun tahapan ini terdiri dari :

1.1     Studi Pustaka
Studi pustaka diperlukan untuk memperoleh materi maupun informasi secara teoritis digunakan untuk menunjang penyelesaian masalah yang diangkat dalam penelitian dan mengetahui landasan teori yang tepat sesuai dengan metode yang digunakan. Studi pustaka dapat dilakukan melalui sumber-sumber bacaan baik dari media online atau tertulis seperti jurnal nasional, buku, dokumen mutu, dan lainnya yang berkaitan dengan permasalahan yang dibahas.

1.2     Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah merupakan lanjutan dari proses studi pustaka. Identifikasi masalah dilakukan dengan cara melakukan analisis terhadap Laboratorium Lingkungan, diketahui bahwa laboratorium tersebut dipersiapkan untuk menjadi Laboratorium Pengujian untuk lingkungan. Syarat untuk menjadi Laboratorium Pengujian yang berhak melaksanakan penilaian kesesuaian adalah harus sudah terakreditasi oleh KAN. Acuan yang digunakan oleh KAN untuk memberikan akreditasi kepada laboratorium adalah standar ISO 17025 dan telah diadopsi oleh Indonesia menjadi SNI ISO/IEC 17025:2008. Laboratorium yang menerapkan ISO 17025 harus memiliki dokumentasi sistem manajemen laboratorium.

Hierarki dokumentasi sistem manajemen laboratorium berdasarkan SNI ISO/IEC 17025:2008 terdiri dari 4 jenis dokumen yaitu dokumen level 1 Panduan Mutu, dokumen level 2 Prosedur, dokumen level 3 Instruksi Kerja, dan dokumen level 4 Formulir. Saat ini, Dinas Lingkungan Hidup Laboratorium Lingkungan telah memiliki laboratorium pengujian. Namun  laboratorium yang ada di  Laboratorium  Hidup Laboratorium Lingkungan belum menerapkan SNI ISO/IEC 17025:2008 dan belum memiliki dokumentasi sistem manajemen laboratorium.

1.3     Perumusan Masalah
Pada tahap ini ditentukan rumusan masalah berdasarkan identifikasi yang dilakukan. Setelah dilakukan identifikasi masalah, maka dapat dibuat sebuah perumusan masalah yaitu merancang dokumentasi sistem manajemen laboratorium untuk Laboratorium Lingkungan sesuai dengan SNI ISO/IEC 17025: 2008

1.4     Tujuan
Pada tahap ini ditetapkan tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan laporan. Tujuan dibuat berdasarkan perumusan masalah yang telah dibuat sebelumnya.

2.       Tahap Pengumpulan dan Pengolahan Data
Pada tahap ini terdiri dari pengolahan data dan pengumpulan data.

2.1     Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan cara studi literatur, data yang diperoleh merupakan data sekunder. Data tersebut terdiri dari :
1.      SNI ISO/IEC 17025:2008
2.      Struktur Organisasi dan Susunan Personilnya
3.      Inventarisasi SDM
4.      Inventarisasi Peralatan
5.      Inventarisasi Kemampuan Pengujian
6.      Daftar usulan Ruang Lingkup Pengujian

2.2     Pengolahan Data
Pengolahan data merupakan tindak lanjut dari pengumpulan data. Pengolahan data dilakukan dalam beberapa tahap, urutan tahap-tahap yang digunakan adalah sebagai berikut :
1.        Melakukan identifikasi mengenai kebutuhan dokumen untuk Laboratorium Lingkungan. Identifikasi kebutuhan dokumen selain mengacu pada SNI ISO/IEC 17025:2008 juga mengacu pada dokumen yang dimiliki oleh  Laboratorium Lingkungan. Dokumen terdiri dari empat level dokumen. Dari identifikasi yang dilakukan diperoleh data mengenai daftar dokumen yang diperlukan agar Laboratorium Lingkungan dapat memenuhi SNI ISO/IEC 17025:2008.
2.        Setelah dilakukan identifikasi mengenai kebutuhan dokumen untuk Laboratorium Lingkungan, dilakukan identifikasi mengenai proses bisnis Laboratorium Lingkungan agar mengetahui alur dari pelaksanaan pengujian di laboratorium tersebut. Proses bisnis ini juga mengacu pada proses bisnis yang ada di laboratorium lain yang telah terakreditasi ISO 17025.
3.        Setelah diketahui mengenai kebutuhan dokumen dari Laboratorium Lingkungan dan proses bisnisnya, kemudian dilakukan analisis ketersediaan dokumen yang diperlukan Laboratorium Lingkungan. Analisis ketersediaan dokumen dilakukan dengan metode checklist, yaitu dengan mencocokkan daftar dokumen yang diperlukan berdasarkan SNI ISO/IEC 17025:2008 dengan dokumen yang telah dimiliki oleh  Laboratorium Lingkungan.
4.        Apabila dokumen yang diperlukan sudah tersedia pada  Laboratorium  Hidup Laboratorium Lingkungan maka diberikan checklist, akan tetapi apabila belum tersedia maka tidak diberi checklist. Selain itu, diberikan keterangan apakah dokumen yang telah tersedia tersebut perlu ditambahkan mengenai Laboratorium Lingkungan (perlu penyesuaian) atau dapat langsung digunakan.
4.        Setelah diketahui ketersediaan dokumen, kemudian dilakukan perancangan dokumen yang belum tersedia dan juga dokumen yang memerlukan tambahan atau penyesuaian mengenai Laboratorium Lingkungan.

5.  Setelah draft dokumen selesai dibuat, dilakukan verifikasi. Verifikasi dilakukan melalui diskusi dengan Kepala  Laboratorium, Kepala Seksi atau Kepala Bidang yang membidangi laboratorium, serta pihak lain yang terkait untuk memastikan draft dokumen yang telah dibuat sudah memenuhi kebutuhan dokumen untuk Laboratorium Lingkungan serta memiliki konten dan format yang benar. Diskusi dilaksanakan dengan menampilkan satu per satu dokumen yang telah dibuat kemudian dilakukan diskusi mengenai format dan isinya.

3. Tahap Akhir
Pada tahap ini terdiri dari analisis hasil perancangan dokumen untuk Laboratorium Lingkungan berdasarkan SNI ISO/IEC 17025 : 2008 serta rekomendasi.

3.1     Analisis Hasil Rancangan Dokumen untuk Laboratorium Lingkungan Berdasarkan SNI ISO/IEC 17025 : 2008
Pada tahap ini dilakukan analisis terhadap hasil rancangan dokumen yang telah dibuat untuk Laboratorium Lingkungan berdasarkan SNI ISO/IEC 17025 : 2008. Analisis terdiri dari analisis kebutuhan dokumen level 1, analisis kebutuhan dokumen level 2, analisis kebutuhan dokumen level 3, dan analisis kebutuhan dokumen level 4.

3.2     Rekomendasi

Tahap ini merupakan tahap kesimpulan dari pengolahan data dan analisis yang telah dilakukan serta pemberian masukan untuk kelanjutan penelitian.